Jika Anda pernah menyusun surat, atau dokumen lain di mana keringkasan adalah penting, Anda harus memperhatikan “trik perdagangan” praktis kecil ini.
Berikut ini adalah ringkasan ringkasan dari bab yang saya masukkan ke dalam beberapa Kit Penulisan saya.

Hasil gambar untuk suratSiapa pun yang telah membaca artikel saya tentang masalah penulisan surat atau menulis kembali akan mengetahui betapa penting saya percaya untuk meminimalkan jumlah halaman, sebaiknya membatasi mereka ke satu halaman di mana mungkin.

Dan kita semua tahu bagaimana kelihatannya norak ketika kita menempatkan sentuhan akhir pada surat dan itu meluap ke halaman kedua oleh satu atau dua baris. Sangat tidak profesional!

Jadi, ada sejumlah trik kecil yang berguna yang telah saya gunakan selama bertahun-tahun yang akan membantu “memeras” surat atau dokumen lain ke dalam satu halaman tanpa itu diperhatikan oleh pembaca rata-rata. Trik ini dapat diterapkan menggunakan program perangkat lunak pengolah kata standar.

Saya tidak yakin apakah seorang puritan di sekolah sekretariat akan menyetujui beberapa metode saya karena mereka mungkin menyimpang dari standar teknis tertentu, tetapi saya telah menggunakannya ratusan kali dan tidak ada yang pernah menjadi lebih bijak. Poin utamanya adalah bahwa saya dapat menyimpan surat pada satu halaman ketika versi pertama diluap oleh beberapa baris ke halaman kedua.

Di bawah ini adalah “tip kompresi halaman” saya, yang tercantum dalam urutan yang saya sarankan untuk Anda terapkan:

1. Pindahkan margin kiri dan kanan keluar sekitar 1/4 inci lebih dekat ke tepi halaman.

2. Pindahkan margin atas dan bawah sekitar 1/4 inci lebih dekat ke tepi halaman.

3. Edit satu atau dua kata “overflows”. Yang saya maksud di sini adalah ini: Setelah surat itu disusun, perhatikan baik-baik setiap paragraf. Lihat apakah ada yang memiliki kalimat akhir yang “meluap” ke baris tambahan demi satu kata. Jika demikian, buatlah satu atau dua pengeditan kecil di paragraf yang memendeknya sedikit sehingga kata terakhir atau kedua tidak akan meluap ke baris berikutnya. Dengan menggunakan metode ini, Anda sering dapat memperoleh dua atau tiga baris tambahan dalam satu halaman surat.

4. Sesuaikan spasi baris pada halaman. Anda dapat memperoleh ruang yang cukup pada halaman dengan menyesuaikan spasi baris teks. Sebagai contoh, jika jarak baris default diatur ke “tunggal” pada 12 poin, coba atur ke “tepat” pada 12 poin jika ukuran font Anda adalah 12. Jika itu tidak melakukannya, coba “persis” pada “11 poin “. Seringkali Anda harus sedikit bereksperimen dengan yang satu ini untuk mendapatkan tampilan yang tepat.

5. Sebagai upaya terakhir, cobalah kurangi ukuran font dengan 1 ukuran titik, katakanlah dari 12 hingga 11 poin.

6. Jika masih tidak “cocok”, ada satu hal terakhir yang dapat Anda coba jika Anda adalah penulis surat itu. Kembali dan edit sekali lagi. Carilah pikiran dan frasa yang berlebihan, atau yang dapat digabungkan menjadi satu kalimat, bukan dua. Apakah setiap kata dan frasa benar-benar penting untuk pesan Anda? Anda akan kagum dengan penghematan ruang yang dapat dihasilkan proses ini.

Seperti yang saya katakan sebelumnya, coba metode di atas secara berurutan, satu per satu, periksa setiap kali untuk melihat apakah perubahan terakhir Anda telah melakukan trik untuk Anda.

Apa yang terjadi jika masih belum sesuai?