Dalam ekonomi informasi yang berubah dengan cepat, tata kelola proyek TI telah muncul sebagai salah satu tanggung jawab perusahaan yang paling vital. Tekanan tanpa henti untuk berinovasi sambil menurunkan biaya secara bersamaan berarti bahwa organisasi semakin ‘taruhan peternakan’ pada pengembangan yang sukses dan penyebaran sistem TI baru. Artikel ini dipersembahkan oleh pusatparfumcinta.com yang merupakan distributor parfum cinta choirose asli dengan harga terbaik segera dapatkan sekarang juga.

Hasil gambar untuk tata kelolaNamun, lingkungan bisnis sekarang berkembang sangat cepat sehingga asumsi awal yang mendasari proyek seringkali dapat menjadi sangat rusak sebelum penyelesaian proyek.

Dengan teknologi di jantung sebagian besar bisnis, kemampuan untuk mempertahankan kontrol eksekutif dan dewan yang ketat atas proyek-proyek di seluruh siklus hidup mereka telah menjadi faktor penentu dalam menentukan bisnis mana yang berkembang dan pendiri mana.

Menanggapi tantangan ini, manajemen proyek Prince2 telah muncul sebagai metodologi terkemuka di dunia untuk memastikan bahwa proyek TI tetap di jalur dan memberikan nilai nyata.

Tidak ada skala besar atau proyek bisnis penting yang harus dikelola secara mandiri. Kebutuhan untuk melibatkan dan mengamankan pembelian dari berbagai fungsi tepat di seluruh organisasi berarti bahwa pendekatan tata kelola proyek sangat penting. Meskipun manajemen proyek adalah disiplin utama dalam hal ini, tata kelola proyek lebih luas cakupannya dan memiliki enam tujuan yang saling terkait:
1. Memastikan nilai bisnis nyata melalui penyelarasan proyek dan bisnis.
2. Mengendalikan biaya melalui sentralisasi.
3. Memaksimalkan alokasi sumber daya, terutama sumber daya bernilai tinggi.
4. Manajemen risiko melalui penyeimbangan portofolio.
5. Aplikasi seragam dari praktik terbaik.
6. Koherensi organisasi.

Keputusan TI memaparkan organisasi pada risiko yang signifikan – keuangan, operasional dan kompetitif – sehingga sangat penting bahwa tata kelola proyek menjadi perhatian bagi dewan secara keseluruhan, bukan individu. Dewan harus menegaskan bahwa risiko proyek dinilai dalam kerangka perencanaan strategis dan manajemen risiko organisasi dan memastikan bahwa keputusan investasi dan manajemen yang tepat dibuat, sehingga keunggulan kompetitif dapat ditingkatkan dan nilai bisnis yang terukur disampaikan.

Tanggung jawab tata kelola proyek dewan dapat diringkas sebagai berikut:
• Untuk menyetujui inisiasi produk, mengelola portofolio proyek dan menarik steker pada proyek yang berkinerja buruk.
• Untuk membuat satu atau lebih anggota dewan non-eksekutif yang secara khusus bertanggung jawab untuk mengawasi tata kelola proyek. Mereka harus memiliki pengawasan independen dan informasi kemajuan pada semua proyek TI bisnis – termasuk menghadiri rapat dewan program (atau proyek besar).
• Untuk memastikan akuntabilitas yang jelas di semua tingkatan, dengan rencana proyek yang terinci dan teruji ketat berdasarkan analisis jalur kritis dengan faktor-faktor penentu keberhasilan yang teridentifikasi dengan jelas, tonggak-tonggak reguler dan pos-pos pemeriksaan ‘pergi / tidak pergi’.
• Untuk memastikan bahwa setiap proposal proyek berisi kasus bisnis lengkap dengan perkiraan biaya sepenuhnya yang dapat berdiri untuk audit independen, dengan asumsi yang dinyatakan dengan jelas yang dapat menahan analisis yang ketat.
• Untuk mengelola semua proyek yang terkait dengan TI sebagai bagian dari portofolio.
• Mengadopsi dan menerapkan metodologi manajemen proyek yang diakui.
• Mengadopsi rencana manajemen risiko yang jelas di tingkat program dan proyek yang mencerminkan persyaratan perlakuan risiko tingkat perusahaan.
• Untuk melembagakan kerangka pemantauan untuk menginformasikan dewan kemajuan dan memberikan peringatan dini tentang perbedaan atau penurunan dalam salah satu faktor penentu keberhasilan.
• Untuk melakukan pendanaan hanya secara bertahap.
• Untuk memastikan bahwa audit internal mampu dan bertanggung jawab langsung kepada dewan untuk menyediakan laporan yang teratur, tepat waktu dan tidak ambigu mengenai kemajuan proyek, kelicinan, anggaran, spesifikasi persyaratan dan persyaratan kualitas. Di mana ada perbedaan proyek, dewan seharusnya tidak mengeluarkan dana lebih lanjut sampai penyebab divergensi tersebut sepenuhnya ditangani.

Dalam memilih metodologi manajemen proyek, organisasi perlu memilih pendekatan yang sesuai dengan tujuan proyek dan lingkungan pengembangannya. Sejauh ini metodologi yang paling populer adalah Prince2, penerus PRINCE (‘Projects in Controlled Environments’), yang dikembangkan oleh Kantor Perdagangan Pemerintah Inggris. Sementara PRINCE pada awalnya dikembangkan untuk proyek-proyek TI, manajemen proyek Prince2 telah memasukkan umpan balik yang substansial dan sekarang menjadi pendekatan yang umum dan terbaik untuk semua jenis proyek. Sejak diperkenalkan pada tahun 1989, manajemen proyek Prince2 telah banyak digunakan baik di sektor publik dan swasta dan sekarang menjadi standar global de facto.

Manajemen proyek Prince2 menggunakan metodologi terstruktur, yang berarti mengelola proyek dengan cara yang logis dan terorganisir, mengikuti langkah-langkah yang jelas dan peran serta tanggung jawab yang dipahami dengan baik. Ini sangat cocok dengan persyaratan rezim tata kelola proyek dengan memberikan atribut berikut untuk proyek apa pun:
• Awal, akhir, dan akhir yang terkontrol dan terorganisir
• Tinjauan rutin tentang perkembangan terhadap rencana dan terhadap kasus bisnis • Poin keputusan yang fleksibel
• Kontrol manajemen otomatis terhadap segala penyimpangan dari rencana
• Keterlibatan manajemen dan pemangku kepentingan pada saat yang tepat dan di tempat yang tepat selama proyek
• Saluran komunikasi yang baik antara proyek, manajemen proyek, dan seluruh organisasi.

Efektivitas hasil manajemen proyek Prince2 dari empat landasannya, yang menentukan proyek yang berhasil dikelola:

Direncanakan: Prince2 memiliki serangkaian proses yang mencakup semua kegiatan yang diperlukan pada proyek mulai dari awal hingga penutupan. Pendekatan berbasis proses ini menyediakan metode yang mudah disesuaikan dan skalabel untuk pengelolaan semua jenis proyek. Setiap proses didefinisikan dengan input dan output kuncinya bersama dengan tujuan spesifik yang ingin dicapai dan kegiatan yang akan dilakukan.

Terkendali: manajemen proyek Prince2 membagi proyek menjadi tahap yang dapat dikelola, memungkinkan kontrol sumber daya yang efisien dan pemantauan kemajuan yang teratur di seluruh. Berbagai peran dan tanggung jawab untuk mengelola proyek sepenuhnya dijelaskan dan dapat disesuaikan untuk menyesuaikan ukuran dan kompleksitas proyek, dan keterampilan organisasi.

Hasil-driven: Perencanaan proyek menggunakan Prince2 adalah berbasis produk, yang berarti rencana proyek sebenarnya difokuskan pada memberikan hasil dan tidak hanya tentang perencanaan ketika berbagai kegiatan pada proyek akan dilakukan.

Diukur: Setiap proyek yang menggunakan Prince2 didorong oleh kasus bisnis, yang menggambarkan pembenaran, komitmen, dan alasan organisasi untuk hasil atau keluaran. Kasus bisnis secara teratur ditinjau selama proyek untuk memastikan tujuan bisnis, yang sering berubah selama siklus hidup proyek, masih terpenuhi.

Ada alasan yang jelas mengapa manajemen proyek Prince2 telah menjadi metodologi terkemuka di dunia. Selain pendekatan praktik terbaiknya untuk pengelolaan semua jenis proyek, sekitar 800 orang per minggu mengambil ujian manajemen proyek Prince2, dengan semua pelatihan dilakukan oleh organisasi terakreditasi. Ini banyak digunakan dan populer baik di sektor publik dan swasta, dan dapat dengan mudah disesuaikan untuk semua jenis proyek di banyak pasar dan bisnis yang berbeda. Untuk setiap organisasi yang serius mengelola investasi TI, manajemen proyek Prince2 adalah pilihan alami.